員工離職，帳號密碼怎麼收回？檢查清單與 SOP（2026）

HR 通知 IT／行政離職日期，同步列出該員工經手過哪些共用帳號、系統權限。這份清單如果平常就有維護，這一步幾分鐘就能完成；如果沒有，得靠詢問主管與同事拼湊，容易漏。

停用信箱與 SSO 主帳號 → 撤銷 VPN／遠端連線授權 → 更換該員工知道的共用密碼 → 移除雲端硬碟與文件協作權限 → 強制登出個人裝置上的公司 session。依上面 5 個位置逐項打勾，不要邊想邊做。

檢查存取紀錄有沒有該員工帳號的異常登入，確認所有共用密碼都已依清單更換。這一步常被省略，卻是抓出「漏改了哪一個」最後的機會。

先停用該員工的公司信箱與 SSO 主帳號登入，這會連動擋掉大部分靠信箱登入的 SaaS 服務。信箱停用之後，才依清單逐一檢查共用帳號、VPN、雲端硬碟權限與個人裝置上的公司 App。

改密碼只解決「這個人還能不能登入」，沒解決「他手機上還留著登入的 App、已授權的第三方工具、或者他知道但公司不知道還有哪些帳號」。沒有集中清單，改密碼常常漏改，或改了才發現漏了一個帳號。

至少要有一份共用的帳號清單（哪些系統、誰知道密碼），離職時由主管或行政比照清單逐一停用，而不是靠記憶。用密碼管理工具建共用保險庫，能把這份清單自動化，離職當天一鍵撤銷，不用逐一登入每個系統改密碼。

先透過 MDM 或帳號管理後台強制登出該裝置的 session（多數雲端服務、SSO 供應商都有這個功能）；再確認公司信箱、雲端硬碟 App 是否已在該裝置上被移除存取。離職合約應明訂交還或抹除公司資料的義務。

建議離職後 7 天內做一次覆核：檢查存取紀錄有沒有該員工帳號的異常登入，並確認所有共用密碼都已依清單更換完成。這一步常被跳過，卻是抓出漏改帳號最後的防線。